Справка с места работы: в каком случае выдается, для каких целей, образец заполнения, может ли работодатель отказать

Обновление: 25 мая 2020 г.

Работник может попросить бухгалтерию или отдел кадров выдать ему справку с места работы. Обязан ли работодатель выдавать такую справку, по какой форме ее составить, что в ней указать? Ответим на эти вопросы, а также приведем образец справки с работы по месту требования.

Когда может понадобиться справка с места работы

По правилам сотрудник должен запросить справку-подтверждение с места работы, подав соответствующее письменное заявление. Тогда работодатель должен выдать такую справку в течение 3-х рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). В заявлении работник должен указать, какая именно справка ему нужна или какие именно сведения следует отразить в справке. Но в принципе можно договориться о выдаче справке и устно. Удобнее, если работник предоставит образец справки из той организации (органа), который просит справку.

Справка с места работы может понадобиться:

  • для получения работником визы. Образец справки о среднем заработке для визы мы привели ;
  • для получения работником каких-либо пособий или помощи от государства;
  • для получения кредита в банке и т.д.

От назначения справки будет зависеть, какую именно информацию следует указать в справке.

Может ли работодатель отказать в выдаче справки

ТК устанавливает, что работник имеет право запросить у работодателя любую информацию, касающуюся его работы, а организация, в свою очередь, должна ему ее предоставить. Запрос лучше всего делать в письменной форме в виде заявления.

Внимание! После получения запроса, ответственное лицо в фирме должно в течение 3-х дней оформить запрашиваемый документ и передать работнику.

Также нельзя отказывать в выдаче документа, ссылаясь на то, что ранее такая справка уже запрашивалась, сведения запрашиваются за большой период времени и т. д. Закон не устанавливает никаких послаблений для организации при выдаче документа. Это значит, что справка должна оформляться в любой ситуации и при любом объеме запрашиваемой информации.

Как выглядит справка с места работы

Существует несколько случаев, когда справку надо выдать по утвержденной форме:

  • выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ или справки о доходах и суммах налога физического лица (Приказ ФНС от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@);
  • выдача справки о сумме заработка за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работы, для начисления работнику пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством по новому месту работы (Приказ Минтруда от 30.04.2013 N 182н);
  • выдача справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы для постановки граждан на учет в органах занятости населения в целях поиска подходящей работы (рекомендованная форма утверждена Письмом Минтруда от 10.01.2019 N 16-5/В-5).

В остальных случаях форма справки с места работы произвольная. В обязательном порядке в справке указываются:

  • сведения о работодателе: наименование организации, адрес, номер телефона, ИНН. Если работодатель – индивидуальный предприниматель, то нужно указать ф.и.о. предпринимателя, его ИНН, адрес и телефон;
  • кому выдается справка (ф.и.о. работника) и для кого. Если адресат неизвестен, можно указать просто: по месту требования;
  • дата справки;
  • информация о том, что работник в настоящее время трудится у работодателя, выдавшего справку (или трудился там в определенное время).

Дополнительно в справке могут быть указаны:

  • номер справки;
  • с какого момента работник принят на работу к работодателю, выдавшему справку;
  • какую должность занимает работник;
  • сведения о заработной плате или среднем заработке работника;
  • сведения о стаже работника;
  • сведения о получении определенных пособий у конкретного работодателя и т.д.

Бланк справки 2 НДФЛ в соцзащиту

Порядок заполнения и образец формы утверждены Приказом ФНС РФ ММВ-7-11/566 и действуют с января 2018 года.

Вносимые в каждую из граф сведения соответствуют кодам выплат (код по КНД 1151078),

регламентированным другим Приказом ФНС: № ММВ-7-11/387 10.09.2015 .

Скачать новую справку бланк справки 2 НФДЛ о доходах и суммах налога физического лица , действующую с 2018 года, в формате пдф, можно по ссылке.

Учитываются все доходы по перечню, определенному Постановлением Правительства РФ № 512

В разделе 2 и приложении мы видим, что вносимые сведения о доходах фиксируются по месяцам с указанием в отдельных графах кодом дохода и вычета, и сумм дохода /вычета, регламентируемые Приказом ФНС

Приказ налоговой службы 10.09.2015 N ММВ-7-11/387.

Доходная часть учитывается с суммой и присвоенными кодами выплаченных вознаграждений (как пример, у заработной платы код 2000, отпускных — код 2012, и отдельно выделяется код и сумма вычета помесячно.

К уменьшаемым зарплату вычетам относятся алименты, зафиксированный судебным приказом или судебными приставами ущерб, причиненный жизни, здоровью, имуществу.

  • заработную плату — по начислению для справки 2-НДФЛ (последний день месяца),
  • отпускные — по выплате,т к это не зарплата,
  • сверхнормативные суточные — в последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет,
  • прощение долга — по дате прощения,
  • больничные — по выплате,
  • компенсации — по выплате.

Названный бланк в 2019 году предоставляется в социальную защиту для получения адресной помощи, в том числе для расчета права на получения выплат малообеспеченной семье, включающие

  • материальную помощь (пособие) на детей;
  • компенсацию за детский сад;
  • бесплатный проезд и т.д.

Какой срок действия

Какое время справка 2 НДФЛ действительна? Важно знать, что законом не установлен срок действия данного документа, поэтому она бессрочна. Однако, разные государственные органы выставляют свои требования к дате выдаче. Для примера, в случае возврата имущественного налога, налоговая принимает справку вне зависимости от периода времени, считая от даты выдачи. И другой пример, если форма 2НДФЛ предоставляется в соц.обеспечение, то она действительна только один месяц, считая от дня получения.

Для чего нужна справка в соцзащиту

Справка требуется в органы социальной защиты для назначения денежного пособия малоимущим семьям. Для этого требуется предоставить справки о доходах всех членов семьи.

Официально работающие получают справки о доходах у своих работодателей. Не работающие граждане подтверждают свои доходы иным способом. Для примеров рассмотрим разные категории.

Способы получения документов о доходах для разных категорий:

Легальность документа

Любая подделка справки 2 НДФЛ влечет за собой уголовную ответственность.

Для проверки форма имеет

  1. установленный нормативами налоговой службы специальный бланк с обязательными реквизитами
  2. телефон организации

Поэтому проверка осуществляется путем звонка в организацию или по указанным реквизитам.

Справка 2 НДФЛ выдается только по месту вашей работы и на утвержденном специальном бланке, заверенном живой печатью учреждения, подписью руководителя организации и главного бухгалтера. Выдается бессрочно. Для органов социальной защиты установлен действительный срок в один месяц со дня даты выдачи.

Сроки действия

Срок действия справки устанавливается тем субъектом, который ее запрашивает. В большинстве случаев срок действия справки устанавливается от двух недель до месяца.

Этот период считается достаточным, чтобы работник смог получить соответствующий документ своего работодателя и представить его по месту требования. При этом актуальность данных, содержащихся в справке будет сохранена.

Однако нужно учитывать некоторые моменты при установлении срока действия справки. Если запрашивается справка о текущих доходах работника, то при наступлении нового месяца, она потеряет свою актуальность, так как в ней будет отсутствовать информация о последнем месяце.

Работникам в таких случаях лучше всего обращаться к своему работодателю за подобными сведениями в начале следующего месяца, когда предыдущий период уже закрыт, и работодатель может выдать ему сведения о доходах в полном объеме.

Сроки действия справки в 2018 году

В настоящее время законодательство не изменило требований к получению, заполнению и предъявлению справки о доходах. Поскольку и раньше, и сейчас, никаких требований к тому, сколько действует справка 2-НДФЛ, не предъявляется, то можно сказать, что в каждом случае нужно ориентироваться на конкретные требования организации, требующей предоставления этого документа.

Если справка нужна для банка

В этом случае нужно уточнять конкретно в самом банке. Однако на практике сложилась довольно устойчивая позиция: срок действия справки о доходах составляет 30 календарных дней с момента его оформления. Изучая платежеспособность клиента, банк исходит из небольшой вероятности того, что его доход может резко упасть за 1 месяц. Поэтому, как правило, такая информация признается действительной. Соответственно, нужно исполнить именно требования кредитной организации.

ПРИМЕР. Гражданин намерен взять кредит в октябре 2017 года. Тогда он должен обратиться за изготовлением её в конце сентября. Как правило, такой документ оформляется за 2-3 рабочих дня. Чтобы максимально увеличить время выбора банка, успеть проанализировать разные возможности, лучше взять справку о доходах как можно позже.

Если справка нужна налоговой инспекции

В данном случае ситуация гораздо проще – для налоговой нет ограничений по срокам действия. Основное требование – предоставить документ с достоверной информацией точно в срок. Причина в том, что налоговую инспекцию интересуют доходы за определенный период. А сколько времени прошло с тех пор – не имеет никакого значения.

По этой же логике рассуждают и многие другие организации, требующие её предоставление, но лучше заранее уточнить, сколько действует документ конкретно по их правилам.

Ответы на распространенные вопросы

Подробный разбор наиболее популярных из них приводится ниже.

Можно ли указать завышенные доходы

Банк всегда проверяет любую информацию о клиенте, поскольку тщательно просчитывает свои риски, связанные с невозвратом денег по кредиту. Таким образом, даже в случае незначительных сумм (потребительских кредитов) кредитное учреждение проверит в первую очередь сведения о доходах и трудовой занятости гражданина. Если в справке предоставлена недостоверная информация, банк обязательно установит это и поступит соответствующим образом. Не стоит опасаться каких-либо законодательных штрафов – подобных прецедентов не наблюдается. Банк просто откажет в кредите, без каких-либо последствий.

Форма: единая или нет

Форма утверждена приказом ФНС, поэтому каждая организация не вправе создавать этот документ на бланке произвольного вида. Для получателя важно понимать, что все формальности должны соблюдаться в строгом соответствии с этой формой. Известны реальные случаи, когда банки отказывались принимать документ, в котором, например, не указана пометка в верхнем правом углу, показанная на рисунке.

Также очень важно понимать, что все данные необходимо вписать строго по паспорту. Например, если в адресе (по постоянной или временной регистрации) указана не квартира, а комната, то пишется именно так. Любое отклонение от формы может привести к тому, что организация откажется принять документ, в результате чего придется обращаться к работодателю с просьбой изготовить новый.

Нужна ли печать

На первый взгляд, вопрос достаточно странный. Однако недавние разъяснения ФНС (в письме за февраль 2015 года) указывают на то, что печать ставить необязательно. С другой стороны, если поставить ее, никакой ошибки не будет, и документ не перестает действовать. Поэтому в конечном счете это остается на усмотрение заинтересованных сторон – самого работника и организации, требующей предоставления документа.

Кто имеет право подписывать

Если печать ставить необязательно, то наличие рукописной, оригинальной подписи уполномоченного сотрудника – обязательное условие. ФНС разъясняет, что в настоящий момент право подписи имеет:

  • сам уполномоченный сотрудник (в большинстве случаев это главный бухгалтер или директор);
  • уполномоченный представитель – т.е. сотрудник, который имеет право подписи согласно оформленной доверенности; в таком случае следует обязательно указать и реквизиты доверенности (номер, название, дата).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В обоих случаях подпись следует обязательно расшифровать (фамилия, инициалы). Указывать должность необязательно.

Можно ли предоставить копию справки 2-НДФЛ

Иногда не стоит вопрос, можно ли использовать копию бумаги как документ с одинаковой юридической силой. Законодательство предусматривает возможность выдачи работнику только оригинала. Если в организацию или государственный орган достаточно предоставить только копию, можно так и сделать. Причем следует исходить из того, что заверять копию у нотариуса необязательно. Лучше принести оригинал, чтобы уполномоченный сотрудник мог сам сверить его с копией. Что касается количества оригиналов, гражданин может заказать их в любых разумных количествах.

За какой срок выдается

На этот вопрос в законодательстве нет однозначного ответа. Предполагается, что любой гражданин вправе получить документ за любой срок, как он требует. Иногда бывает необходимость получения справки за целый год или несколько последних лет. Если работник все эти годы работал в одной и той же организации, она оформляется как один документ. Если в разных – следует сделать несколько разных запросов.

Действует ли справка в электронном виде

Если предполагается возможность переслать документ в электронном (сканированном) виде, это намного удобнее. Во многих случаях налоговые инспекции допускают такую процедуру. Что касается банков, чаще всего документ необходимо предоставить исключительно в оригинале и именно в традиционном бумажном виде.

Где может понадобиться, кроме банков

Наряду с кредитными организациями её могут потребовать и другие учреждения при решении таких вопросов:

  • получение налогового вычета – например, для родителей тех студентов, которые обучаются на коммерческой основе в вузах или учреждениях среднего профессионального образования;
  • для формирования пенсии – расчет размера пособия исходя из зарплаты;
  • в судебных разбирательствах в качестве основного или дополнительного доказательного документа (например, в делах по выплате алиментов);
  • для оформления визы в целях посещения некоторых государств.

Распространенные ошибки при оформлении документа

При получении сотруднику лучше самостоятельно проверять выданный документ. Важно, чтобы в справке не было таких ошибок:

  • любых помарок, исправлений, опечаток;
  • дата приводится не в цифровом формате – например, 1 сентября 2017 года полагается записать как 01.01.2017 г.;
  • печать проставляется исключительно в левом нижнем углу (там стоит пометка «М.П.»)

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Бухгалтерия обычно берет все личные данные сотрудников из отдела кадров (личные дела). Однако за определенное время часть данных может многократно измениться – переезд, смена фамилии и т.п. К тому же есть вероятность того, что данные изначально были оформлены с неточностями. Лучше лишний раз перепроверить информацию, особенно если речь идет о срочных делах.

Где получить справку безработному

Официально безработные граждане – это те, кто стоит на бирже труда и выполняет все ее требования. Там они и получают её. Если же гражданин не работает официально и не встает на учет, соответственно, у него нет официального дохода, и справку выдать невозможно.

Где получают студенты

Стипендия также является доходом, который, однако, не облагается налогом. Тем не менее, её могут получить и студенты – им нужно обратиться по месту учебу (в бухгалтерию вуза или колледжа, техникума).

Где получить справку ИП

По сути, ИП могут оформить такой документ сами для себя, но в большинстве случаев такой необходимости нет, поскольку доходы они могут подтвердить документом по форме 3-НДФЛ или же данными налоговой декларации.

Где получить военнослужащему

Если гражданин проходит военную службу (вне зависимости от того, по контракту или по призыву), он может получить справку о доходах в Едином расчетном центре Министерства обороны. Расположение ведомства зависит от конкретного военного округа – есть 3 учреждения в таких городах: Санкт-Петербург, Екатеринбург и Хабаровск. В большинстве случаев в ведомства делается письменный запрос по почте (в том числе по электронной при наличии такой возможности), поэтому важно обратиться в командование военной частью. Ответ должен прийти не позднее, чем через 5 рабочих дней, без учета времени пересылки.

Таким образом, закон не ограничивает, сколько действует справка 2-НДФЛ, но каждая организация вправе предъявить свои требования, о которых лучше уточнять заранее.

Поделиться ссылкой:

Кто подпишет справку с места работы

Справку должен подписать руководитель организации (предприниматель) или должностное лицо, имеющее соответствующие полномочия. В справке указываются должность и ф.и.о. работника, который подписывает справку. Если справку подпишет сотрудник, не имеющий должных полномочий (например, инспектор отдела кадров), то справку могут не принять.

Нужна ли на справке печать организации

Уже несколько лет печать не является обязательным реквизитом (п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ). Но если организация приняла решение использовать печать и это закреплено в уставе общества, то печать на справке лучше поставить.

Справка с места работы – образец 2020

Образец справки-подтверждения с места работы мы привели отдельно в разделе «Формы». Там же можно скачать чистый бланк справки с места работы.

Проверка консульством справки с работы

Консульство проводит большую работу при обработке ваших документов: начиная с проверки корректности и заканчивая оценками риска въезда, намерениями возвращения и так далее. По указанным вами в справке с работы данным происходит дозвон организации, где уточняется, работает ли эта организация, являетесь ли вы сотрудником и получаете заработную плату в указанном объёме.

Если обнаруживаются поддельные сведения

Если при проверке обнаружится, что вы внесли ненастоящие данные или исказили их, то вам грозят взыскания. То, что вам откажут в получении визы – это гарантированный результат и самое меньшее из последствий. Хуже то, что если вы внесли неверные данные о доходе, то это фактически является подлостью по отношению к вашему начальнику и главному бухгалтеру вашей организации. А если вы вообще не являетесь сотрудником указанной организации или её вовсе не существует, то вам и вовсе могут запретить въезд в страну шенгенского пространства, включив в чёрный список. Смысла этим заниматься и так рисковать нет: справку сделать не так сложно, а подтвердить свой материальный статус можно и другим способом.

Справка для шенгенской визы индивидуальному предпринимателю

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, то от вас потребуется видоизменённый пакет документов. В него должно быть включено свидетельство о регистрации ИП, сертификат о постановке на учёт и справка из налоговой по форме 3-НДФЛ (но не для всех стран). То есть самостоятельно предприниматель получить документ не может, для получения свидетельства необходимо обратиться в налоговую службу.

Если гражданин не работает

Если вы являетесь безработным или фрилансером, не имея возможности подтвердить свой доход официально, то вместо справки с работы можно представить идентичные документы. Например, справка о состоянии счёта в банке подтвердит вашу платёжеспособность, а спонсорское письмо – стабильное финансовое обеспечение. В качестве гарантии возвращения идентично рабочему месту могут выступать: свидетельство о браке, документы о рождении детей или подтверждение инвалидности близкого родственника. Считается, что эти основания дают гарантию на то, что вам в скором времени понадобится вернуться в свою страну.

Копия и электронный формат

Иногда возникает вопрос о том, имеет ли свою юридическую силу копия справки о доходах. Сотруднику предприятия выдается только оригинал справки 2-НДФЛ.

Чтобы не делать копии, можно затребовать определенное количество экземпляров. Некоторые организации могут принять и копию справки о доходах. Заверять копию не понадобится. Можно принести оригинал для сверки.

Справку о доходах можно пересылать по электронной почте. Такой процедурой сейчас пользуются многие налоговые инспекции. Что касается банков, то, скорее всего документ, подтверждающий доход, придется принести в печатном виде.

Что это такое

Официальным документом, который подтверждает реальный и официальный доход работника является справка 2-НДФЛ. Ее выдают по официальному месту трудоустройства или учебы.

ВНИМАНИЕ! Данная справка предоставляет только достоверные данные о доходах сотрудника за конкретный период времени.

Данный документ оформляется по одинаковому стандарту. Основное назначение справки 2-НДФЛ это показать, что человек является платежеспособным.

Сколько действительна справка 2-НДФЛ при получении вычетов по НДФЛ

Например, при желании получить имущественный вычет (ст. 220 НК РФ) путем подачи в ИФНС декларации 3-НДФЛ условным сроком годности справки 2-НДФЛ можно назвать три года. Ведь, например, в 2019 году вы не можете заявить вычет по налогу на доходы физлиц за 2015 год (п. 7 ст. 78 НК РФ). Т.е. получается, что «срок годности» 2-НДФЛ за 2015 г. истек.